Hvordan udfører man en ideel månedlig lukning?

Månedlig lukning er en væsentlig opgave for enhver organisation. Det er, fordi det giver dig mulighed for at have større kontrol over alle virksomhedens økonomiske drift. Derefter er det muligt at kontrollere, om bevægelserne er korrekte.

Denne procedure afhænger af sammenligning af en virksomheds regnskabs- og økonomiske rapporter. Men for at lukningen kan opfylde sin funktion, er det nødvendigt at lede efter måder at udføre processen effektivt på.

I denne artikel lærer du 5 tips til at opnå en ideel månedlig lukning. Tjek ud!

Hvad er månedlig tæt?

Før du lærer, hvordan du udfører en månedlig lukning, skal du forstå, hvad denne proces består af. På regnskabdette er en procedure, der består i at kontrollere alle finansielle transaktioner skete i den foregående måned.

Dette gøres primært for at sikre, at en virksomheds regnskabsdata er nøjagtige og fuldstændige. På den måde kan lederen træffe mere informerede beslutninger. Proceduren tilbyder jo opdateret information om økonomi, så du kan træffe informerede valg.

Ved at udføre denne procedure er det også muligt at identificere uoverensstemmelser mellem poster. Med dette kan den professionelle finde problemer i tide, der skal løses, og undgå alvorlige konsekvenser for virksomheden.

Derudover giver den månedlige afslutning lederen mulighed for at attestere, at de økonomiske operationer skete som forudset i virksomhedens strategiske planlægning. Dermed vil han være i stand til at måle fremskridt mod organisatoriske mål.

Alligevel hjælper praksis med at opretholde et sundere cash flow. Ved at have større kontrol over finansielle transaktioner er det lettere at identificere områder, der skal forbedres for ikke at kompromittere virksomhedens økonomiske sundhed.

Endelig kan den månedlige lukning hjælpe med at forenkle og fremskynde andre regnskabsprocedurer, såsom en finansiel revision. På den måde kan virksomheden nemmere bevise, at reglerne og lovkravene overholdes.

Hvordan kan forudseende dubletter hjælpe dig med at administrere din virksomhed?

Hvilke oplysninger skal være i slutningen af ​​måneden?

For at gennemføre den månedlige lukning skal lederen foretage en fuldstændig gennemgang af virksomhedens økonomiske transaktioner i en given måned. Til dette formål involverer processen det fælles arbejde i en organisations regnskabs- og finanssektorer.

I denne proces skal revisor sammenligne oplysningerne i regnskabsrapporterne med de poster, der er foretaget og sendt af økonomiadministratoren. Disse data kan blandt andet fås gennem følgende dokumenter:

• regnskab: årets resultatopgørelse (DRE), balance (BP), pengestrømopgørelse over tilbageholdt overskud (DLPA);
• arbejdskraft: lønliste, betalingsformular til Severance Indemnity Fund (FGTS) og National Institute of Social Security (INSS), sedler udstedt til selvstændige tjenesteydere og fagforeningskontingent;
• skat: bevis for betaling af skatter — såsom DARF (Federal Revenue Collection Document);
• finansiel: kontoudtog, kontrakter med leverandører, kreditkortfakturaer, beløb modtaget fra kunder, gældsbreve og rabatter på handelsveksler.

Fordi det er en proces, der involverer et højt detaljeringsniveau og mængde af information, er det vigtigt at lave en tjekliste. På denne måde kan du sikre, at intet bliver glemt – trods alt ville manglende data kompromittere effektiviteten af ​​den månedlige lukning.

Hvordan udfører man en ideel månedsafslutning med 5 tips?

Nu hvor du ved, hvilke oplysninger du skal indeholde i slutningen af ​​måneden, er det tid til at lære, hvordan du udfører denne procedure.

Så her er 5 tips, der bør omsættes i praksis!

1. Kortlæg processen

Det første tip er at kortlægge hele den eksisterende proces i den finansielle sektor. På den måde er det nemmere på forhånd at definere og fordele de opgaver, der skal udføres i månedsafslutningen af ​​regnskabsafdelingen.

Nogle eksempler er:

• ressourcestyring;
• kundefaktureringskontrol;
• pengestrømsovervågning;
• analyse af Regninger at modtage og at betale;
• udstedelse og konference af fakturaer;
• økonomisk afstemning — kort, betalinger, tilgodehavender mv.

2. Definer de ansvarlige

For at gennemføre den ideelle månedsafslutning er det også nødvendigt at definere de medarbejdere, der skal deltage i processen, og den leder, der er ansvarlig for at koordinere opgaven. Når du træffer valget, skal du overveje de aktiviteter, der skal udføres.

Ud fra disse oplysninger vil det være nemmere at definere, hvilke medarbejdere der skal handle ved gennemførelsen af ​​lukningen. Derudover er det muligt at uddelegere funktioner efter hver persons kompetencer og dele dem med teamet, så alle kender deres rolle i processen.

Hvordan holder du din virksomheds pengestrøm opdateret? Se 7 tips!

3. Sammensæt en tidsplan

Et andet tip til at lave en månedlig lukning er at opsætte en tidsplan for at organisere deadlines for et projekt. På den måde har de involverede et klart overblik over forfaldsdatoen på deres opgaver.

Til dette er nogle handlinger nødvendige, såsom at beskrive de aktiviteter, der skal udføres, og kvantificere den tid, der bruges på hver enkelt af dem. Derudover er det væsentligt at kende projektets start- og sluttidspunkt.

Dette giver dig mulighed for at oprette en rettidig tidsplan for at gennemføre den månedlige lukning. Det er også vigtigt i din planlægning at sørge for et frirum til uforudsete omstændigheder – for at undgå forsinkelser i leveringen eller overbelastning, der kan kompromittere kvaliteten af ​​arbejdet.

4. Strukturere kommunikationen mellem regnskab og økonomi

Som du har set, er den månedlige lukning en procedure, der involverer både regnskabs- og finanssektoren. Det er trods alt revisor, der er ansvarlig for at gennemføre månedsafslutningen ud fra de dokumenter, som økonomiteamet indsamler og sender.

Derfor er det nødvendigt at strukturere kommunikationen mellem de to afdelinger for at gøre processen mere effektiv – især hvis regnskabet er eksternt i forhold til organisationen. På dette tidspunkt er det værd at stole på teknologiens hjælp for at lette udvekslingen af ​​information.

Har du brug for driftskapital til din virksomhed? Lær Adante Recebíveis at kende og foregribe dine fakturaer!

5. Spor og fuldfør den månedlige lukning

Hvis du har udført de foregående trin korrekt, vil virksomheden være klar til at udføre den månedlige lukning til tiden. Under udførelsen af ​​aktiviteter er det vigtigt at sikre sig, at alle opgaver udføres korrekt og inden for den planlagte tidsramme.

For at lette opfølgningen er det værd at have en tjekliste over rutiner. Inden processen afsluttes, er det værd at lave en rapport med de mest relevante informationer og afholde et analyse- eller afsluttende møde for at vurdere, hvad der kan forbedres ved næste afslutning.

Med disse 5 tips kan du lave en ideel månedlig lukning for din virksomhed. så vil det være muligt træffe strategiske beslutninger, der favoriserer resultaterne af din virksomhed. Så sørg for at omsætte disse forslag i praksis!